Rapport schrijven als beveiliger: zo doe je het feitelijk en volledig

Rapporteren is een van de onderdelen waarop kandidaten het vaakst onnodig punten laten liggen. Niet omdat ze niet weten wat er gebeurde, maar omdat ze meningen opschrijven in plaats van feiten.

Wat is een goed rapport?

Een goed rapport is zo geschreven dat iemand die er niet bij was, precies begrijpt wat er is gebeurd — zonder dat hij jouw interpretatie nodig heeft. Het is feitelijk, volledig, chronologisch en in correcte taal geschreven.

De vijf w-vragen als vaste structuur

• Wie: betrokkenen, met signalement en eventuele namen
• Wat: welke gebeurtenis of overtreding heb je waargenomen
• Waar: exacte locatie, verdieping, ingang, ruimte
• Wanneer: datum en tijd, ook van je eigen handelingen
• Waarom en hoe: aanleiding, verloop en jouw optreden

Door altijd deze volgorde te gebruiken, mis je zelden informatie. Vul aan met een aparte alinea over de door jou genomen maatregelen en de overdracht aan politie of leidinggevende.

Feit versus mening

Dit is het belangrijkste onderscheid van het hele onderdeel. 'De man gedroeg zich agressief' is een mening. 'De man sloeg met zijn vuist op de balie en schreeuwde' is een feit. Beschrijf gedrag, geen etiketten.

• Niet: hij leek dronken. Wel: hij rook naar alcohol en liep slingerend
• Niet: zij was duidelijk aan het stelen. Wel: zij stopte twee flessen in haar jas en liep langs de kassa
• Niet: het was heel druk. Wel: er stonden ongeveer veertig bezoekers in de hal

Taalgebruik en vorm

Schrijf in korte zinnen en in de verleden tijd. Gebruik geen afkortingen die niet iedereen kent en geen straattaal. Schrijf tijden voluit, bijvoorbeeld 22:15 uur, en gebruik de 24-uursnotatie.

Controleer je rapport op spelling. Een rapport met taalfouten wordt minder serieus genomen en kan bij een juridische procedure vragen oproepen.

Veelgemaakte fouten

• Conclusies trekken over schuld of intentie
• Details invullen die je niet zelf hebt waargenomen
• Geen tijdlijn aanhouden waardoor de volgorde onduidelijk wordt
• Je eigen handelen vergeten te beschrijven
• Persoonsgegevens vermelden die niet nodig zijn voor het doel

Oefenen doe je zo

Pak een willekeurige situatie uit je dienst of uit het nieuws en schrijf er in tien minuten een rapport over. Leg het een dag weg, lees het opnieuw en streep elke zin door die een mening bevat. Wat overblijft, is de kern.

Combineer dit met oefenen op waarnemen: hoe scherper je observeert, hoe eenvoudiger het schrijven wordt.